El experto japonés S. Nakamura,
considera que existen dos
errores en la forma como se
asume el proceso de
estandarización del trabajo en
las organizaciones industriales.
El primero tiene que ver con la
forma como se describen los
métodos y lógica del
procedimiento a estandarizar.
Segundo, el uso de enfoques de
estandarización que no son
adecuados para el logro del
compromiso de las personas que
ejecutan el trabajo
estandarizado. Debido a la falta
de una estrategia cuidadosa de
introducción, no se logra un
completo compromiso de las
personas que los deben aplicar.
En esta nota, pretendo
analizar la relación entre
estandarización y empowerment,
necesarios para lograr acciones
Kaizen efectivas en una empresa.
Errores en
los procesos de estandarización.
1. Son
frecuentes los estándares que indican numerosos puntos a
verificar, pero raramente se explica al operador sobre
la necesidad y justificación de estas inspecciones. Sin
conocimiento, el operario observará como una tarea
tediosa el cumplimiento de estos estándares. Además, los
estándares fallan ya que no indican también, el tipo de
trabjo a realizar en caso de encontrar alguna
anormalidad.
2. Los
estándares tardan mucho tiempo en actualizarse. Después
de varios meses de estar publicados, estos no se revisan
y el trabajador pierde el sentido de importancia de
estos. Los estándares deben ser sometidos al ciclo de
mejora continua PHVA.
3. En
los estándares de trabajo no se han priorizado los
elementos a inspeccionar, haciendo que el trabajador
pase por alto los elementos más importantes, ya que no
saben cuales son más vitales que otros.
4. Se
emplea un elevado tiempo para la producción de manuales
impresos en color, de gran calidad estética, diseñados
por técnicos que desconocen las notas tomadas en los
cuadernos de trabajo de los operarios. Cuando se
entregan estos manuales a los operarios, estos los
cuestionan y critican, ya que en algunas oportunidades
están alejados de la realidad del puesto de trabajo.
5.
Numerosos estándares son el producto de problemas que se
han presentado en las áreas de trabajo. pero estos no se
han estudiado adecuadamente.
Podríamos citar otra lista de más de 10 puntos débiles
de los estándares que se utilizan en las industrias.
Pero posiblemente, el más significativo es el proceso
general utilizado en las organizaciones. Los directivos
tienen la creencia que estandarizar consiste en buscar
en forma científica la mejor forma para realizar un
trabajo. Como dijo Imai en su libro Kaizen, es imposible
mejorar cualquier proceso hasta que no sea
estandarizado. El estándar es el punto de partid apara
valorar el proceso y buscar sus oportunidades de mejora,
por lo tanto, es imposible que un especialista logre
desde un principio, diseñar el estándar óptimo del
proceso. Estos se logran con la intervención y aportes
de la persona que los aplica. Con la estandarización
inicial se estabilizan los procesos antes del proceso de
mejora continua.
El
estilo de dirección es fundamental para el desarrollo de
excelentes estándares. La creencia antigua desde el
management científico de Taylor (1947), se ha
considerado que son los especialistas (división del
trabajo propuesto por Taylor), son los que deben
determinar científicamente la mejor forma de hacer las
cosas. Han sido los supervisores los encargados de
enseñar a sus colaboradores, para luego, seguir la buena
práctica. Taylor logró grandes progresos en la mejora de
la productividad con este enfoque. Pero creó sistema
rígidos y burocráticos en los que los directivos
confiaron para que los operarios lograsen resultados
predecibles. Estos sistemas son estáticos, enfocados a
la eficiencia y orientados al control de las personas.
Sin embargo, las organizaciones modernas hoy buscan
flexibilidad y adaptación al cambio continuo. Estos
entornos exigen equipos adaptativos, flexibles y
preparados para el cambio rápido. Por este motivo,
nuevos enfoques de estandarización se exploran y
utilizan en las organizaciones. Posiblemente, el más
dramático de estos cambios, consiste en asumir que es el
trabajador el que puede aportar ideas y participar
directamente en el proceso de estandarización. Hoy la
nueva creencia en el diseño del método de trabajo
consiste que la persona cuando participa en el
desarrollo de un estándar, se compromete mucho más con
este. Es claro que desde el principio, no lograrán
alcanzar la mejora forma de hacer un trabajo en forma
estandarizada, es por esto, que los estándares son
sometidos a un proceso de mejora Kaizen, para de esta
manera, alcanzar en algunas semanas un estándar óptimo.
Pero este enfoque requiere una base de formación en
procesos de estandarización y creer por parte de los
jefes, que esto es posible.
El
aspecto crítico no es solamente el trabajo de
estandarización, sino la aplicación sistemática. Es
necesario lograr un balance entre suministrar a los
empleados procedimientos con alguna rigidez, pero con la
posibilidad de innovarlos. La clave está en el logro de
que las personas participen en su elaboración y su
contribución en mejorarlos. Cuando se estandarizan los
procesos con la participación de los trabajadores, estos
comprenden adecuadamente las reglas del juego, siendo
este principio la base de los procesos de empowerment.
Nadie le gustaría jugar tenis sin haber marcado la pista
con las líneas blancas. Cuando se delimita el campo, se
puede realizar el encuentro. En igual forma, cuando se
establecen los estándares, se puede delegar y entregar
"poder" al trabajador para que asuma sus compromisos
personales.
Humberto Alvarez Laverde
