¿Qué
es la Estrategia 5S?.
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Primero que todo la Estrategia 5S debe ser
vista como un proceso y no como un programa.
El programa tiene fecha de inicio y una
fecha de finalización. Un proceso es
continuo y permanente.
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El
proceso de la Estrategia 5S tiene como
propósito crear comportamientos de
calidad en el trabajo.
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Detrás de la Estrategia 5S existe un
principio de cambio organizacional definido
como "aprendizaje organizacional" que
consiste en ver la empresa como una
organización abierta al aprendizaje. La
Estrategia 5S es pues, un proceso práctico de
aprendizaje organizacional (Learning
Organizations).
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Las
cinco palabras japonesas (Seiri, Seito,
Seiso, Seiketsu y Shitsuke) son
"instrumentos" que permiten poner en
práctica los principios del aprendizaje
organizacional que es el verdadero espíritu
o "alma" de la Estrategia 5S.
Estas
aclaraciones son importantes hacerlas, ya que es
habitual escuchar comentarios sobre la
dificultad que tienen los líderes del proceso
5S, para sostener el programa a largo plazo.
Leemos o escuchamos expresiones que tratan de
justificar el mal funcionamiento de las 5S en
las organizaciones, siendo la más frecuente la
siguiente: "en
nuestra empresa no somos japoneses para lograr
el orden que se nos exige" o "la cultura del
país no contribuye a que las 5S funciones", etc.
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Considerar las 5S como un programa y que está
"suelto" o desarticulado de un proceso
de dirección y de
transformación de la compañía, es un grave error
que trae consecuencias fatales para el proceso
de mejora continua. Esto se refleja en la falta de implicación
del personal y dificultad para sostener a largo plazo los hábitos de trabajo que se
pretenden crear. Es importante comprender que la
Estrategia 5S es más que un programa de
ordenamiento, señalización y limpieza de los
sitios de trabajo. Estos son las consecuencias
prácticas de de haber desarrollado adecuadamente
una cultura de aprendizaje continuo, haber
creado comportamientos de calidad en el trabajo
y haber asegurado el trabajo con principios.
La
Estrategia 5S se puede analizar como un proceso
de transformación organizacional, donde el
instrumento de intervención es el "aprendizaje
continuo" a través de la práctica de las
cinco palabras japonesas. El proceso de
transformación organizacional se apalanca en los
siguientes principios que se deben promover en
una empresa:
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Un sistema directivo que estimule el
desarrollo y la práctica de un nuevo liderazgo. Este nuevo
liderazgo es denominado en Toyota como
"nuevo taylorismo".
Ver >>
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Acción en las políticas de recursos humanos
como el reconocimiento y la práctica
continua de las "S" como instrumentos de
aprendizaje organizacional.
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Crear centros de trabajo fuertes, donde la
calidad de los comportamientos del personal
es su característica vital para mejorar la capacidad competitiva.
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Implantar un sistema de gestión visual que facilite el
seguimiento permanente de la forma como se
están creando los hábitos.
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Fuerte programa de educación para el
desarrollo de principios y hábitos de
trabajo.
Comportamientos de calidad en el trabajo
Los comportamientos de calidad en el trabajo
están antes que las cinco "S" y se
deben planificar acciones para intervenirlos y
alcanzarlos. Se trata de comportamientos que
facilitan la práctica
de las cinco palabras japonesas (Seiro,
Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke). Una proceso
de cambio organizacional debe considerar como
objetivo lograr crear los siguientes
comportamientos, que tienen implícitos estos nuevos
hábitos:
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Implicación o alto compromiso en participar
activamente en la mejora de los sistemas de
trabajo
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Entusiasmo e interés por mejorarse así mismo
y los centros de trabajo
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Capacidad de
observación (gemba genbutsu) o ir a lo
básico.
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Jidoka o creación de una cultura de
prevención de errores.
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Trabajo de alta colaboración o individual,
pero inmersos en un equipo. No puede fallar
un eslabón de la cadena.
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Seguridad
Papel la las 5S
Las cinco palabras japonesas (Seiro, Seiton,
Seiso, Seiketsu, Shitsuke) juegan un papel
importante de instrumento de trabajo y de
traducción a la práctica de los principios de
aprendizaje organizacional. A.A. Pérez López,
emérito profesor del IESE escribió un libro
clásico en management internacional "Teoría
de la acción humana en las organizaciones".
Pérez López establece un modelo generalizado de
la acción humana, donde se consideran las
virtudes, hábitos y la práctica como elementos
fundamentales del cambio y desarrollo de las
organizaciones. Pérez López considera que el
aprendizaje produce un cambio en el
comportamiento y altera las futuras actuaciones
del individuo. Detrás de los planteamientos de
Pérez López, existen principios para la creación de hábitos. Las 5S pretenden
servir de instrumento para desarrollar buenos
hábitos en el puesto de trabajo, más que
tratarse de una campaña de limpieza y orden. Es
aquí donde radica la dificultad para que estas
5S se desarrollen plenamente. Las 5S están
íntimamente relacionadas con la creación de
buenos hábitos en las personas, y
desafortunadamente, en las empresas cobra
importancia el ordenamiento físico y marcación
de los sitios de trabajo, en lugar de fortalecer
la calidad de los comportamientos. Los conceptos
y principios para crear hábitos son muy antiguos
y han sido expresados desde la época de
Pitágoras de diversas formas (Versos Dorados-
ver
>>>).
Benjamín Franklin en su autobiografía, sugirió
un método para crear hábitos y en los 13 hábitos
propuestos, están incluidos las 5S. La esencia
de la creación de hábitos es crearlos a través
de la acción, pero sabiendo el porqué se hace el
trabajo. Franklin sugiere tomar un hábito y
desarrollarlo hasta dominarlo. Franklin propone
medir cada día en una libreta la cantidad de
veces que se infringe el hábito. Al final del
día, se hace un análisis y se establecen nuevas
metas para el día siguiente. Este proceso se
continua hasta que se logra una maestría en el
hábito y se transforma en un comportamiento
reflejo, de lo contrario, no se puede seguir.
Sin ir tan lejos, lo que nos dice Franklin es la
forma de gestionar y seguir la práctica de la
creación de hábitos. esta es una tarea tanto
personal, como de los directivos para el caso de
una empresa. Finalmente, te sugiero que analices
las siguientes opiniones que el experto japonés
Osada realiza sobre este tema:
"Las 5S es un verdadero termómetro del
sistema de dirección de una empresa"
"Gestionar las 5S significa conocer,
comprender y tener las nociones bien claras
de como cambian los comportamientos de los
individuos a través del tiempo"
Creo que en numeroso programas 5S nos hemos
quedado en la limpieza, "pasar el trapo",
pintar, señalizar y todo aquello físico y
simple, pero no hemos intervenido lo más difícil
y complejo que es el comportamiento de los
individuos. Por este motivo, los programas en
numerosas empresas no funcionan como sucede en
numerosas compañías japonesas que se han tomado
en serio y por largo tiempo el proceso de
transformación cultural de sus organizaciones.
Un ejemplo es la fábrica Yamanicho de Toshiba
que tardó casi tres años en desarrollar hábitos
y comportamientos 5S o los dos años de Cannon.
la pregunta que me surge es ¿realmente estamos
implantando correctamente las 5S?...¿Cuál es tu
opinión?
Tus comentarios a: halvarez@ceroaverias.com
Humberto Alvarez Laverde
Director. Barcelona, España - octubre 2006
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