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5S, comunicación visual y procesos de conversación Preparó: Ishiro Kuratomi (AMS, Ltd.) Hace algunos meses, una compañía del sector de alimentos me pidió realizar una auditoría externa de su programa 5S para identificar posibles mejoras en su actuación. Lo primero que me llamó la atención fue el número elevado de tablones expuestos en las paredes y pasillos de la fábrica. En estos tablero presentaba información en gráficos, tendencias, índices y otra información que los directivos consideraban útil divulgarla a los operarios. Sin embargo, al preguntarles a algunos trabajadores si conocían esta información o lo que esta representaba, no supieron contestar a la pregunta. Al seguir indagando, la mayoría de los documentos habían sido publicados en un plazo superior a dos semanas. Era frecuente en esta planta actualizar los resultados cada mes con los datos del período anterior. Me preguntaba si esta clase de información era útil para la gestión de las actividades cotidianas, 5S o TPM, de lo contrario, era necesario eliminar esta clase de información innecesaria, siguiendo los principios de la Estrategia 5S. Finalmente decidí preparar una tarjeta roja (utilizada para marcar los elementos no útiles) para cada documento publicado. Tuve que preparar cerca de 120 tarjetas rojas y varias de ellas correspondían a tableros completos que no se requerían o no prestaban alguna utilidad. Los directivos de la planta encargados de la preparación de estos tableros estaban molestos por esta situación. Creo, no habían entendido el fundamento de la gestión visual y la utilidad de este sistema de información como parte de la gestión de las actividades cotidianas (daily routine work). Es frecuente en las plantas preparar una gran cantidad de información y ponerla en una cartelera como parte de un programa 5S, Mejora Continua o Mantenimiento Autónomo. El Propósito real de la "gestión visual" y la utilización de esta clase de tableros es servir de punto de encuentro y lugar de trabajo para el análisis y adquisición de compromisos para la acción en los puestos de trabajo. Un tablero es solo el punto de partida. Lo más importante es el acto de lenguaje y los procesos de conversación que se realizan frente a las cifras o gráficos expuestos. Peter Senge nos lo recuerda en su libro "La Quinta Disciplina". Una organización debe ser un laboratorio permanente de aprendizaje y estos eventos de diálogo y conversación, le permiten a una empresa aprender, adquirir conocimiento sobre las acciones diarias. Es más, la literatura especializada sobre "lenguaje" insisten en un principio fundamental: los actos lingüísticos conducen a compromisos. Si frente al tablero de información se realiza una pequeña reunión de cinco minutos diarios, como las que se hacen en la fábrica de aspiradoras de Matsushita Electric (National Panasonic), se puede aprender mucho sobre las operaciones de la planta, los trabajadores adquieren mayor responsabilidad, se revisan los resultados cotidianos y se genera un espíritu superior de logro, necesario para alcanzar las metas previstas. Exponer la información libre en un tablero, sin una actividad adicional complementaria de conversación nos conduce a perder la posibilidad de comunicar efectivamente lo que se quiere. Tampoco se genera una mejor actitud y responsabilidad por parte del trabajador con los resultados esperados. Estos temas han sido estudiados por teóricos del lenguaje como Fernando Flores, Searle y el mismo filósofo alemán Habermas. Estos intelectuales consideran que los actos de conversación y diálogo ayudan a mejorar la transferencia del conocimiento y adquirir mayor responsabilidad con lo que se promete y expresa verbalmente. Me gustaría recomendar a los practicantes de las 5S y otros programas de mejora, que consideren la posibilidad de realizar sesiones muy cortas de conversación sobre los tableros y gráficos expuestos en las plantas. Este sistema de trabajo es muy poderoso para lograr mayor compromiso y comprender mejor el funcionamiento de una planta. En algunas empresas esta reunión la realizan en el momento del cambio de turno. De esta forma se homologan conocimiento e intereses existentes entre turnos. Lo importante, es que usted debe acompañar la publicación de la información con un plan de conversaciones, ya sea de entrenamiento, de control, de información, o de análisis de problemas, la publicación de la información en los tableros. De lo contrario, debería ponerle una tarjeta roja de las utilizadas en su programa 5S a su tablero ya que no cumple adecuadamente su función. Ishiro Kuratomi. Agradezco la colaboración del Sr. Humberto Alvarez Laverde Director de Ceroaverias.com haber tenido la posibilidad de conversar largamente sobre estos temas. Creemos que el TPM debe ser desarrollado a través de procesos de diálogo.
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