Comunicación y gestión visual en TPM por Ishiro Kuratomi

Ishiro Kuratomi nos aporta los siguientes comentarios sobre la gestión visual de TPM

Gestión visual en TPM

Uno de los elementos más significativos en el éxito de un proyecto TPM es la introducción y la práctica de los sistemas de gestión visual en planta. Estos sistemas de información están constituidos por dos elementos: tableros de gestión y carpetas donde se archiva la información histórica producida. Los tableros y las carpetas se ubican junto a los equipos, áreas de trabajo y talleres para facilitar su actualización y empleo cotidiano para el análisis de situaciones en tiempo real. Los tableros de gestión visual se diseñan de acuerdo a las necesidades de cada área de trabajo, contienen información importante sobre las variables más significativas del proceso o área de trabajo y permiten hacer la gestión visible e inmediata.

En numerosas empresas de occidente esta información se encuentra depositada en manuales, informes de gestión, archivos en oficinas y lugares alejados del sitio donde se realiza el trabajo operativo. Esto imposibilita que se pueda utilizar esta información para reconocer tendencias y comportamientos a partir del proceso de datos y estadísticas.

En las empresas japonesas es frecuente que cada equipo Kaizen o círculo de calidad, posea un tablero de gestión donde registra el estado actual de cada proyecto de mejora que realiza. Es un elemento de unión de los integrantes de los equipos, se reportan los estudios realizados por los integrantes dentro de las responsabilidades asumidas en el equipo. Se presentan recomendaciones y planes de acción para eliminar problemas y resolver otros temas de seguridad, calidad, publicar lecciones de un punto, índices MTBF, etc. Estos informes son realizados por los trabajadores y son muy agradables a la vista, ya que se emplean caricaturas de personajes de tiras cómicas de moda, fotografías y dibujos preparados con gran calidad.

Creo que lo más importante en estos sistemas de gestión es el proceso de conversación que se realiza frente a esta clase de tableros. El propósito no es el de construir carteleras con una gran cantidad de gráficos de series de tiempo, muy frecuentes en las plantas occidentales. En occidente este tipo de medios de divulgación de información es utilizado para presentar información de todo tipo y de uso general de una planta. Son muy vistosos y se ubican en sitios de alto tráfico para asegurar que todas las personas las observan. Sin embargo, no son suficientes estos esfuerzos de comunicación para lograr resultados efectivos. Es frecuente que la información publicada no está unida a la actuación y no existen reuniones de conversación programadas y realizadas frente a estos tableros. En las plantas de fabricación japonesas, lo importante son las acciones de conversación y compromiso que se realizan sobre este tipo de tableros. Allí se reúnen los trabajadores y analizan la situación de los resultados, observan las estadísticas, identifican tendencias, problemas o se identifica el nuevo conocimiento que se pretende divulgar dentro de la planta.

Estas sesiones de conversación sirven para que el trabajador conozca los propósitos del área, metas y la forma como se va avanzando en la consecución de los resultados. La conversación sirve para que cada uno de los integrantes de los equipos asuma su responsabilidad y adquiera compromisos manifestados verbalmente y que deberán cumplir e informar empleando el tablero. Estos tableros son coherentes con el despliegue de políticas realizada por la dirección de la planta. Es frecuente en la parte central del tablero encontrar un documento que indica los objetivos generales de la planta y los específicos del área de trabajo. Esta publicación sirve para dar enfoque al equipo, trabajar en lo que importa y mantener la coherencia en toda la planta sobre los objetivos clave de la empresa. La energía de la acción se aglutina en los objetivos clave y se evita dispersión de recursos que deterioran la eficacia productiva del área.

El contenido típico de un tablero de gestión visual empleado para la práctica del TPM es el siguiente:

  •         Objetivos de la empresa y del área
  •         Diagrama de flujo del proceso
  •         Planes para lograr las metas
  •         Resultados y avance
  •         Acciones Kaizen
  •         Estándares de mantenimiento autónomo
  •         Lecciones de un punto
  •         Programa de entrenamiento
  •         Análisis de desviaciones en el logro de metas
  •         Diagnósticos de calidad
  •         Mapas de seguridad de la zona
  •         Otra información sobre diagnóstico de problemas.

En algunas empresas estos tableros en la parte superior incluyen una fotografía del equipo (integrantes) con el propósito de generar pertenencia al grupo. Se incluye el nombre del líder y si se trata de un tablero de gestión para el Mantenimiento Autónomo, se indica el paso o etapa en que se encuentra el equipo. En Japón es frecuente que los equipos seleccionen un nombre para ser reconocidos dentro de la planta. Esta acción contribuye a generar sentido de pertenencia a un grupo humano y la responsabilidad con que se asumen las acciones y compromisos será aún mayor.

Algunas empresas utilizan este tipo de tableros para registrar el avance de los proyectos relacionados con TPM. Por ejemplo, la implantación de las 5S se puede evaluar preparando un gráfico tipo radar o telaraña, en el que cada radio representa una S. Se establece una escala especial y a través de un sistema de auditoría, los integrantes del equipo o encargados pueden evaluar el progreso desde cero hasta cien, en la implantación de cada una de las acciones contempladas en el proyecto. Otras compañías incluyen “termómetros” para mostrar el desarrollo de acciones y la situación de los objetivos críticos; por ejemplo, el grado de scrap, defectos de calidad, averías, etc. Estos termómetros se actualizan con facilidad y ayudan a comunicar de una manera fácil los resultados de la planta.

Es necesario evaluar con cuidado el tipo de información que se pretende divulgar, ya que un tablero con numerosos gráficos, poco claros y sin un propósito exacto de su existencia, dificultará la comprensión y utilización de la información de los niveles operativos.

Un tablero de control puede tener una medida sugerida de 1,20 m de largo por 1 m de ancho. Todo esto depende del sitio y espacio disponible. En algunas plantas se dificulta encontrar espacio y un lugar donde no se deteriore la información publicada por motivos de vapor, polvo y medio ambiente. Los documentos se deben proteger con medios plásticos, ya sean bolsas o sobres, documentos plastificados o cajas de algún material acrílico que se puede adquirir a los fabricantes de artículos de merchandising.

Ishiro Kuratomi –

 

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